只要是在数字化范围之内，对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件，不应该认为割裂档案的前后形成关系，认为造成档案数据的不完整。比如<>，如果利用者只想利用<>内容本身，查找第几款第几条，只看正本就够了，再有<>都有公开发行本，直接查找发行本就行了，---不用到档案馆来查，所以扫描只扫描正本，就能满足这部分利用者的利用目的了。但是如果想看<>的形成过程、起草过程、修改过程等，仅看正本是远远不够的，还要看历史的修改搞及形成<>的有关档案。这就要求正本、定稿、草稿必须同时所扫描。
(1)实现整个档案业务流程的自动化 通过建立文档一体化，实现各类电子文件及时归档，使档案收集在时限上提前成为可能通过与oa 系统的无缝链接，用现代化手段对档案业务各流程进行管理，---档案信息的齐全、完整、准确，工程档案数字化加工，从而实现真正---的文档一体化。
(2）建成各类数字信息资源库，工程档案数字化加工公司，并对数据进行有效的组织和挖掘，工程档案数字化加工平台，为某单位的管理、决策提供高的服务。系统建成后的数字信息资源库的内容不仅涵盖了文件材料，而且对语音、视频、图形图像等多媒体档案信息进行有效管理。
(3）提供---的档案利用手段，让单位内部职员通过内部网在任何时刻、任何地点按权限享有档案信息利用服务。
(4)为今后与下属单位进行数据交换、汇总，并形成电子档案的行业管理网络创造条件和打下基础。
1.资源采集功能。用以支持对各种排版文件的收集，对收集整理的排版资源文件进行完整性检查，并支持规范图书出版信息。
2.资源标识与管理功能。可以嵌入标识符编码（如mpr编码等），实现资源标识，并基于标识符编码生成产品---，实现资源可控。
3.结构化加工功能。需要支持元数据标引，支持目录结构加工，工程档案数字化加工企业，支持章节信息加工，支持标引标注结果输出xml、word等格式结果。
4.纸书数字化加工功能。支持自动化页面扫描，支持自动纠偏和ocr，输出标准pdf、xml、epub、mobi、cebx等多类型应用格式文档。
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