如果档案库房提供的目录和纸质档案不相符的，---数字化加工，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给档案保管人员，如果目录中要增加或减少相关著录字段要与档案保管人员协商。如果目录内容有错，如主题内容文号等，以纸质档案信息为准，并及时反应给档案管理人员。顺页整理著录的同时，要检查案卷的完整性，是否有缺页漏页错编现象。
只要是在数字化范围之内，对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件，不应该认为割裂档案的前后形成关系，认为造成档案数据的不完整。比如<>，---数字化加工企业，如果利用者只想利用<>内容本身，查找第几款第几条，只看正本就够了，再有<>都有公开发行本，直接查找发行本就行了，---不用到档案馆来查，所以扫描只扫描正本，就能满足这部分利用者的利用目的了。但是如果想看<>的形成过程、起草过程、修改过程等，仅看正本是远远不够的，还要看历史的修改搞及形成<>的有关档案。这就要求正本、定稿、草稿必须同时所扫描。
数字加工也叫数据加工。主要针对报纸、书刊、杂志、图册、表单、---等形式的纸介数据，通过加工成pdf、html、txt、doc、xls等多种可编辑的电子文件格式。将保存在计算机内的文件进行条码识别实现---存储，既可录入光盘，又可直接存入硬盘或外插优盘，通过信息管理系统，---数字化加工，可任意检索、核对和网上查询、调阅、打印，实现资源共享。同时，安全权限管理可以设置不同的浏览访问权限，---了影像文件的安全性和保密性。
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