只要是在数字化范围之内，档案整理数字化加工，对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件，不应该认为割裂档案的前后形成关系，认为造成档案数据的不完整。比如<>，如果利用者只想利用<>内容本身，查找第几款第几条，只看正本就够了，档案整理数字化加工，再有<>都有公开发行本，直接查找发行本就行了，---不用到档案馆来查，所以扫描只扫描正本，就能满足这部分利用者的利用目的了。但是如果想看<>的形成过程、起草过程、修改过程等，仅看正本是远远不够的，还要看历史的修改搞及形成<>的有关档案。这就要求正本、定稿、草稿必须同时所扫描。
(1）安全性
档案系统所处理的信息一般涉及单位的，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够---，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
(2）扩充性
随着系统在办公业务中使用程度的日益加深，其应用必然会越来越广，将有越来越多的电子文件类型需要系统来进行转换完成，档案整理数字化加工解决方案，因此系统必须具有---的可扩充性，为今后系统的升级提供---的接口。
1.将扫描仪连接到计算机，档案整理数字化加工企业，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。
2.扫描动作并不复杂，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。
3.在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。
目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张进行选择。
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