只要是在数字化范围之内，对同时存有正本、定稿、草稿的档案都应同时定为扫描件，不应该认为割裂档案的前后形成关系，认为造成档案数据的不完整。比如<>，如果利用者只想利用<>内容本身，查找第几款第几条，只看正本就够了，再有<>都有公开发行本，直接查找发行本就行了，---不用到档案馆来查，财务数字化加工，所以扫描只扫描正本，就能满足这部分利用者的利用目的了。但是如果想看<>的形成过程、起草过程、修改过程等，仅看正本是远远不够的，还要看历史的修改搞及形成<>的有关档案。这就要求正本、定稿、草稿必须同时所扫描。
(1）安全性
档案系统所处理的信息一般涉及单位的，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，财务数字化加工价格，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够---，难以被攻破，财务数字化加工企业，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
(2）扩充性
随着系统在办公业务中使用程度的日益加深，其应用必然会越来越广，将有越来越多的电子文件类型需要系统来进行转换完成，因此系统必须具有---的可扩充性，为今后系统的升级提供---的接口。
1.数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级---、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，财务数字化加工，降低档案信息利用的成本。
2.库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学---，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率---提高的，档案发挥的作用---，还可以---提升单位形象，符合和企---各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。
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